إدارة المكاتب Kauffrau/-mann für Büromanagement – سواء كانت شركة كيميائية كبيرة، أو سلسلة أزياء عالمية، أو محطة إذاعية محلية: كموظف إدارة مكتب، يمكنك العثور على وظيفة في كل صناعة. السبب: موظفو المكاتب هم موظفون حقيقيون في كل مكان وهناك حاجة إليهم في كل مكان. لذا فلا عجب أن تكون هذه المهنة من أشهر التلمذة الصناعية كل عام.
ماذا يفعل كاتب إدارة المكتب؟
كتبة إدارة المكاتب هم من جميع النواحي الحقيقية. على سبيل المثال، يمكنك الاهتمام بالمواعيد وتنظيم اللوازم المكتبية وتصميم العروض التقديمية ودعم خدمة العملاء. كما يقومون أيضًا بكتابة الفواتير والمشاركة في تخطيط شؤون الموظفين والعناية بمعالجة الطلبات. باختصار: إنهم يضمنون سير الحياة المكتبية اليومية بسلاسة.
5 مهام نموذجية لكتبة إدارة المكاتب
التنظيم: يقوم موظفو المكتب بتخطيط الاجتماعات وتنسيق التقويمات والعناية بالمهام التنظيمية التي تنشأ في المكتب.
التواصل: تقوم بإجراء المراسلات والإجابة على الاستفسارات والتواصل داخليًا وخارجيًا مع العملاء والزملاء.
التوثيق: يقوم موظفو المكتب بإنشاء التقارير والدقائق وتوثيق إجراءات العمل.
المشتريات: يمكنك طلب اللوازم المكتبية ومقارنة العروض والتأكد من توفر كل شيء – بسعر جيد.
خدمة العملاء: يقوم موظفو المكتب بالرد على المكالمات والإجابة على استفسارات العملاء والاهتمام بخدمة العملاء.
ملاحظة: هذا مجرد مقتطف صغير من مجالات المسؤولية المتنوعة لموظفي المكاتب. اعتمادًا على مكان عملك، لديك أيضًا مهام مختلفة. في بعض الشركات، يلعب اكتساب العملاء دورًا رئيسيًا، وفي شركات أخرى يكون تركيز عملك أكثر على إدارة المشروع أو تمويله.
هناك شيء واحد واضح بالتأكيد: الوظيفة تجلب معها الكثير من التنوع.
أين يعمل كتبة إدارة المكاتب؟
باختصار: في كل مكان! تمتلك كل شركة تقريبًا مكتبًا يتم من خلاله تنفيذ المهام التنظيمية. لهذا السبب يمكنك العثور على وظيفة في كل صناعة. سواء كنت في شركة مالية أو شركة طاقة أو قطاع عام – فالخيار ضخم! وينعكس هذا أيضًا في العدد الكبير من أماكن التدريب المتاحة.
3 أسباب للتدريب لتصبح كاتب مكتب
ساعات عمل منظمة: إذا كنت تبحث عن وظيفة بساعات عمل منظمة، فقد أتيت إلى المكان الصحيح.
التنوع: تتولى مهام مختلفة وتتواصل مع العديد من الأشخاص.
المرونة: يمكنك تغيير الصناعات في أي وقت، فهذا المنصب موجود في كل شركة تقريبًا وفي كل مجال عمل.
كيف يعمل التدريب ليصبح كاتب إدارة المكاتب؟
يستمر التدريب ثلاث سنوات وله هيكل مزدوج. وهذا يعني أنك تتنقل بانتظام ذهابًا وإيابًا بين المدرسة المهنية وشركة التدريب.
يتم تناول مجالين رئيسيين أثناء التدريب داخل الشركة: العمليات المكتبية والعمليات التجارية.
- العمليات المكتبية: تشمل العمليات المكتبية، من بين أمور أخرى، معالجة المعلومات، أي جميع العمليات التي يتم فيها تأمين البيانات والحفاظ عليها.
- العمليات التجارية: في مجال العمليات التجارية، ستتعرف على كيفية معالجة الطلبات أو إنشاء الفواتير وما يكمن وراء الرقابة التجارية.
الممارسة هي الأولوية القصوى في شركة التدريب. في السنة الأولى من التدريب، سوف تتعرف على الشركة وتتعرف على المهام النموذجية: إجراء المكالمات والرد على رسائل البريد الإلكتروني وتحية العملاء. ستشارك أيضًا في معالجة الطلبات وتنسيق المواعيد.
يوجد في النصف الثاني من التدريب مؤهلان إضافيان يتعين عليك اتخاذ قرار بشأنهما. هنا يمكنك الاختيار من بين مجالات مواضيعية مختلفة، مثل:
- مراقبة النظام والتنسيق: من بين أمور أخرى: إنشاء ومعالجة العروض والعقود
- العمليات التجارية: وتشمل: إدارة الأعمال والرواتب
- التسويق والمبيعات: من بين أمور أخرى اكتساب العملاء
- الإدارة والرقابة التجارية: من بين أمور أخرى. المحاسبة المالية، حساب التكاليف
- الموارد البشرية: من بين أمور أخرى الرواتب، مصاريف السفر، أيام الإجازة، إعلان الوظائف
- العلاقات العامة: من بين أمور أخرى زراعة الصور، وسائل التواصل الاجتماعي
في المدرسة المهنية، تكون الأمور نظرية أكثر بكثير، ولكنها ليست أقل إثارة. على سبيل المثال، يمكنك محاكاة مواقف المحادثة وتعلم كيفية التعامل مع العملاء. أنت تتعامل أيضًا مع موضوعات مثل إبرام العقود أو إعداد التمويل أو إدارة عمليات إنشاء القيمة.
الامتحان النهائي
ينقسم الاختبار النهائي إلى قسمين. الجزء الأول يتم في منتصف السنة الثانية من التدريب، والجزء الثاني في نهاية السنة الثالثة من التدريب. بالمناسبة، هذا يسمى الامتحان النهائي الممتد (GAP).
التدريب المدرسي ليصبح كاتب مكتب
تقدم بعض المعاهد التعليمية أيضًا التدريب ليصبح كاتبًا لإدارة المكاتب كتدريب مدرسي بحت. لا توجد ممارسة ثابتة وعادة لا توجد مكافأة للتدريب.
يمكنك اكتساب خبرة عملية في العام الأخير من تدريبك خلال فترة تدريب مدمجة في تدريبك. يعد التدريب على إدارة المكاتب في المدرسة أمرًا نادرًا جدًا – يمكنك أن تقرأ في إعلان الوظيفة عن البديل المعروض.
بعد التدريب يمكنك…
تنظيم وتنسيق وتنفيذ المواعيد والعمليات في المكتب
صياغة وصياغة أنواع مختلفة من الرسائل
تنظيم رحلات عمل لرؤسائك
إدخال الإيصالات ومسك الحسابات الجارية والمخزونية والأرباح – باختصار أنت صالح للمحاسبة
معالجة الطلبات وبيانات الموظفين
المتطلبات: ما الذي أحتاج إلى إحضاره معي للتدريب لكي أصبح كاتبًا في المكتب؟
ومن الناحية القانونية البحتة، لا توجد متطلبات للتدريب. لكن الشركات تتطلب أشياء معينة.
- المهارات التنظيمية: عليك دائمًا الاحتفاظ بنظرة عامة – على سبيل المثال، عندما يتعين عليك إصدار الفواتير، أو المواعيد المستحقة، أو عندما يتعين على الموظفين الجدد التوقيع على عقودهم.
- مهارات التواصل: أنت جهة الاتصال مع الرؤساء والموظفين والعملاء، ولهذا السبب يجب أن تكون متواصلاً ومنفتحًا.
- الموثوقية: يمكن أن تؤدي الفاصلة في المكان الخطأ بسرعة إلى تحويل مبلغ غير صحيح – إذا كنت تعمل بعناية، فلن يحدث هذا لك.
ما المؤهل المدرسي الذي أحتاجه لتدريب كاتب المكتب؟
إدارة المكاتب Kauffrau/-mann für Büromanagement – يعتمد المؤهل المدرسي الذي تحتاجه على شركة التدريب. بالنسبة للشركات الحرفية أو شركات الصناعة والتجارة، عادة ما يكون المستوى المتوسط كافيا. إذا كنت ترغب في الحصول على تدريب في الخدمة العامة، فلديك فرص أفضل للحصول على مؤهل الالتحاق بالجامعة.
ومن المثير للاهتمام: أن ما يقرب من نصف المتدربين في إدارة المكاتب لديهم مستوى تعليمي متوسط، يليه مباشرة مؤهل الالتحاق بالجامعة بنسبة 40٪ تقريبًا.
التدريب كممارس متخصص في الاتصالات المكتبية
الممارس المتخصص في الاتصالات المكتبية هو مهنة تدريبية للأشخاص ذوي الإعاقة. ويتم تقديمه في الصناعة والتجارة والحرف والخدمة العامة وفي مرافق إعادة التأهيل المهني.
يعتمد التدريب ليصبح متخصصًا في الاتصالات المكتبية على التدريب ليصبح كاتبًا لإدارة المكاتب. اعتمادًا على الغرفة المسؤولة، يستمر التدريب من سنتين إلى ثلاث سنوات وتختلف عناوين التأهيل أحيانًا.
أثناء التدريب، ستتعلم، على سبيل المثال، كيفية استخدام أجهزة الكمبيوتر والهواتف وإنشاء الإيصالات والتحقق منها والتحقق من مخزون المواد والتحضير للاجتماعات. وبالطبع ستتعلم أيضًا كيفية التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والبريد وإجراء المكالمات الهاتفية وكيفية استخدام أنواع مختلفة من الحسابات في المجال التجاري.
لاحقًا ستتاح لك الفرصة للتخصص، على سبيل المثال، في خدمة العملاء أو إدارة الموارد البشرية أو الخدمات الداخلية.
كم يكسب كاتب إدارة المكاتب أثناء التدريب؟
في السنة الأولى من التدريب، سيتراوح راتبك كموظف إدارة مكتب بين 649 و1218 يورو شهريًا. وفي السنة الثانية يرتفع الراتب إلى 766 إلى 1268 يورو وفي السنة الثالثة إلى 876 إلى 1326 يورو.
كما ترون، هناك الكثير من التقلبات في رواتب المتدربين. وذلك لأن موظفي المكاتب يعملون في كل صناعة تقريبًا ويتقاضون رواتبهم بشكل مختلف عبر الصناعات. في الصناعات المعدنية والكهربائية، على سبيل المثال، يتم دفع رواتب أعلى من غيرها – اتفاقية جماعية رئيسية.
في ظل ظروف معينة، لا تكون شركة التدريب الخاصة بك ملزمة باتفاقية جماعية. ثم يتم التفاوض على الراتب بحرية. الحد الأدنى هو الحد الأدنى لأجور المتدرب.
مهنة السكرتارية لإدارة المكاتب: الرواتب
التدريب في الصناعة المعدنية والكهربائية
السنة 1. 1,066-1,198 يورو
السنة 2. 1,119-1,232 يورو
السنة 3. 1,197-1,326 يورو
التدريب في الخدمة العامة
السنة 1. 1,218 يورو
السنة 2. 1,268 يورو
السنة 3. 1,314 يورو
المصادر: الاتفاقية الجماعية لصناعة المعادن والكهرباء، الاتفاقية الجماعية للخدمة العامة (الرواتب إجمالية شهريًا).
كم يكسب موظفو المكاتب بعد التدريب؟
الراتب المبدئي هو 2000-2800 يورو شهريًا. هنا أيضًا يلعب دورًا كبيرًا في الصناعة التي تعمل فيها وما إذا كانت الشركة تدفع وفقًا للاتفاقية الجماعية. مع عدة سنوات من الخبرة المهنية والتدريب الإضافي، يمكنك زيادة راتبك الإجمالي إلى ما يصل إلى 3500 يورو.
مهنة: ما هي فرص التدريب الإضافي والتعليم الإضافي المتاحة لموظفي المكاتب؟
إدارة المكاتب Kauffrau/-mann für Büromanagement – من خلال تدريبك كموظف إدارة مكتب، سيكون لديك مجموعة واسعة من المعرفة. يتيح لك ذلك التطور في اتجاهات مختلفة على مدار حياتك المهنية.
الأخصائي: يمكن مقارنة هذا التدريب الإضافي بدرجة الماجستير في المهن الماهرة. يتم ذلك في المدارس الفنية ويؤهلك للقيام بمهام الإدارة – على سبيل المثال، إدارة مشاريعك الخاصة. يستمر التدريب الإضافي عادة لمدة عامين.
مدير الحدث: كمدير للحدث، أنت متخصص في تنظيم وتخطيط الأحداث. تختلف مدة التدريب حسب مقدم الخدمة وتتراوح بين شهرين وثلاث سنوات.
المحاسب: كمحاسب، تقوم بإعداد البيانات المالية السنوية أو الإقرارات الضريبية وتقييم الأرقام الرئيسية. لمزيد من التدريب تحتاج إلى ثلاث سنوات على الأقل من الخبرة المهنية. تكون المدة خمسة أشهر على الأقل (بدوام كامل) وبحد أقصى سنتين ونصف (بدوام جزئي).
الدراسة: بعد التدريب، يمكنك أيضًا الدراسة – إما بدوام كامل أو بدوام جزئي. بعد التدريب، يقدم العديد من أصحاب العمل، على سبيل المثال، درجة البكالوريوس بدوام جزئي بالتعاون مع إحدى الجامعات أو الأكاديمية. تشمل الدورات الدراسية الممكنة إدارة الأعمال أو الإدارة.
ما هي الآفاق المستقبلية لمحترفي إدارة المكاتب؟
لا داعي للقلق على موظفي إدارة المكاتب بشأن مستقبلهم المهني، حيث أن الطلب مرتفع جدًا – فهم مطلوبون في جميع الصناعات تقريبًا.
كل ما يمكنك رؤيته من هذا: التدريب ليصبح كاتبًا لإدارة المكاتب هو أحد أكثر المهن التدريبية شيوعًا على الإطلاق. بالإضافة إلى ذلك، يتم تحديث خطة التدريب بانتظام وتكييفها مع التحديات المستقبلية.
تطبيق إدارة المكاتب: ما الذي يجب علي الاهتمام به؟
إذا كنت ترغب في التقدم للتدريب في مجال إدارة المكاتب، فلا توجد ميزات خاصة عليك الاهتمام بها. تتكون مستنداتك عادةً من خطاب تقديمي وسيرة ذاتية وشهادات. ستجد في دليل التطبيق الخاص بنا الكثير من النصائح لإنجاح طلبك.
3 نصائح لتطبيقك
الخبرة العملية: إذا كنت قد قمت بتدريب داخلي في هذا المجال ولديك بعض المعرفة التجارية الأولية، فيجب عليك بالتأكيد ذكر ذلك في طلبك.
البحث: اكتشف المزيد عن الشركة واشرح في خطاب التقديم الخاص بك سبب رغبتك في إجراء تدريبك مع هذه الشركة.
المتطلبات: تأكد من تلبية المتطلبات الواردة في إعلان الوظيفة في خطاب التقديم الخاص بك.
إدارة المكاتب Kauffrau/-mann für Büromanagement
- للمزيد من المواضيع المرجو زيارة موقعنا
- انضم الى مجموعتنا على الفايسبوك: مجموعة الفايسبوك
